知ってるとさらに便利！kintone講座始めました♪

こんにちは、編集部のEriです。kintoneについてまだまだ知られていない便利な機能がたくさんあるのでこのブログで順次ご紹介していきたいと思います。

まず第一弾、本日のテーマは“プロセス管理”です！！

日々の業務の中で上司に決済をもらわなければいけない場面って多いですよね。また、資材発注・各種申請書などで総務に書類を提出しなければならない場合やチームメンバーに共有・確認すべき案件などもあると思います。

そんな時、毎回わざわざ紙に出力後、上司に提出して決済を待っていますか？メンバー共有では紙を回覧していませんか？その書類は今どこにあって、誰がいつ確認したのかわかりますか？メンバーが多い場合、紙が紛失…..!!なんてこともありますよね。

そこでkintoneの出番です！kintoneの各アプリの設定の中には「プロセス管理」という設定があり、ここで業務フローに沿ってプロセス定義をすれば紙を出力することなく、すべてがkintone上で完結するようにできます。

また、kintone上であればメンバーが多い場合でもそれぞれから同時に閲覧することもできます☆

「プロセス管理」とは

～業務プロセスを定義して無駄なく、漏れ無くスムーズに業務をすすめよう～

実践！「プロセス管理」を使ってみよう！

それでは、実際に具体例をあげながらプロセス管理の解説をしていきます。

まず、Aさんがプロジェクトを企画し、費用申請をしている場面を想像してください。かかる費用が100万円以下だったら課長、100万円以上だったら部長に決済をもらいたい場合、どうやってアプリの詳細を設定したら良いのでしょうか？

実際に作ってみましょう♪

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さて、まずここでは部長を100万以上、課長を100以下の決済申請者に設定します。

下記のように設定をすると、実際の作業者の画面では費用が≧100万円（100万円以上）の場合は「部長承認申請」ボタンが出現し、費用が≦100万円（100万円以下）の場合は「課長承認申請」ボタンが出現します。

それぞれのボタンを押すことで次の作業者（部長or課長）にステータスが変更され、“申請待ち”状態になります。あとは部長or課長が申請を受けて「承認」か「差し戻し」を選択できる形になります。「差し戻し」の場合はまた最初の作業者に作業が戻ってきます。

このように条件設定をするとkintoneが自動的に判断し、案件の金額別に承認先を振り分けられるようになります。

※ワークフローの変更等で作業者が増えた場合は「＋」ボタンで行を増やしてユーザーを追加することができます。

【設定ボタンの説明】

①「作業者を設定しない」or 「作成者」

ここで「作成者」を設定するとこの案件は「作成者」しか進められなくなります。

プロジェクトの担当者が決まっていない場合や、メンバーが何人もいる場合は「作業者を設定しない」を選びましょう。

②「次のユーザーから作業者を選択」

「次のユーザーから作業者を選択」を設定した場合は、自分で作業者を設定することができます。次の作業者が決まっている場合や上長に申請する場合などは個人ユーザーに設定でき、例えば総務部に申請するものであれば組織としての「総務部」を選択すれば、作成者が依頼申請をする際に、総務部ユーザーの中から次の作業者を選択することができます。

③「次のユーザー全員」

「次のユーザー全員」を設定すると選んだユーザー全員が確認して承認しないと次のプロセスに進まないようになります。例えば役員が３人いた場合、「次のユーザー全員」を選択し、対象は「役員グループ」に選択するとすべての役員が確認するまで次のステータスに進まないように設定することができます。

④「次のユーザーのうち１人」

「次のユーザーのうち１人」を選択すると、例えばユーザー設定を「総務部」というグループにすれば総務部の中の誰か１人が承認すれば次のステータスに進むことができます。

「プロセス管理」では・・・

業務フローに沿ったステータスの進捗管理が可能！

現在の業務フローを整理し、それに沿ってステータスの設定（下記画面）を入力すればワークフローを作成することができます。業務フローに沿ったステータスの進め方と担当者を設定することで、今誰がどのような対応をしているのか、管理することができます。

プロセス管理を設定すると、各レコードのステータス（処理状況）が表示されるようになります。

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