エクセルやメールでの業務を見直すことで作業時間を削減する方法

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2021.01.21

ビジネス

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「膨大にある顧客データの管理方法に難儀している」
「担当が変わるたび、顧客の引継ぎにかなりの時間を費やしている」
「過去のデータ保存場所がわからず、データ探しに無駄な時間を割いている」

未だにデータ管理が上手くできておらず、課題を抱えている企業は多く存在します。昔から使用しているビジネスツールは、使い慣れているだけに脱却するための手間ひまが億劫になることも。しかし、利用しているビジネスツールが職場全体の業務効率化の足かせになっていることは十分に考えられます。

また、適切にデータ管理の方法を理解することで、改善されることも多くあります。例えば、顧客データを適切に管理することで、正確な情報が残るのはもちろんのこと、顧客のニーズが把握できたり、業務効率の向上にもつながります。

今回は、そんな従来のビジネスツールの課題やデータ管理、チームワークと作業効率を上げる、業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」についてご紹介！

エクセルやEメールでの業務遂行からの脱却

従来のビジネスツールを利用することで生まれる課題

Microsoft社が販売している表計算ソフトのExcel。計算をすることに特化し、さまざまな計算式が使えるため、オフィス業務で利用していない会社はないと言えるほど、企業にとって便利かつ必要なツールです。また、Googleなどが提供するEメールも、企業間のやり取りにおいて欠かせないツール。

しかし、あらゆる社内業務において、ExcelやEメールに頼っていると、さまざまな情報が散在したりして、必要な時に必要なデータを探すのに時間を要してしまうことも。リモートワークに移行したことによって、周りのスタッフにすぐに聞ける環境ではなくなったこともあり、データの散在が浮き彫りになるケースもあります。

こういった無駄な作業に時間を取られてしまうと、想定している時間内に作業が終わらず、働き方の改善をすることが難しくなります。

また、データが結局見つからなければ、社内で培った知見や経験から生まれたノウハウを有効に活かすことができず、本末転倒です。

案件管理をエクセルで行わない方法

案件をExcelで管理している場合、マネージャーは進捗確認のため担当スタッフにEメールを送信し、各担当から返信されるExcelファイルを集計、足りない情報は再びEメールでヒアリングする必要が生じるなど、非効率な追加の業務が発生することは度々あります。

とある企業では、クラウド型の業務改善プラットホームである「Kintone」を導入する業務改革を断行。「kintone」上で案件管理のためのアプリを使い、対象データを蓄積し、直接そのデータに指示やアドバイス、コメントを書き込むことで、必要なデータや担当スタッフ同士のコミュニケーションの分断・分散を防ぐようになりました。

さらに、過去の顧客とのやり取りや社内のやり取りも、「kintone」の専用アプリを通して蓄積することで、顧客の引継ぎ作業も効率よく行うことができます。また、添付ファイルも含めた全文をサーチできるプラットフォームのため、必要なデータを誰でも探しやすい環境へと改善しています。

業務アプリに蓄積されたデータは、リアルタイムで図やグラフに反映されるため、会議資料などを含めた社内用の資料を作成するスタッフの作業時間も大幅に短縮されました。

現在その企業では、受注後の購買・経理・カスタマーサポートとのやり取りといった社内業務を「kintone」アプリ内で完結。従来のビジネスツールを使用していた頃と比べて、各スタッフの作業時間は5分の1まで削減されたとのこと。

情報格差が生じず不公平感の起きにくい社内環境に

リモートワークを広く導入するに当たり、スタッフの管理や人事評価のシステムは重要なポイント。リモートワーク中は、「ちゃんと仕事をしているのか」といった疑心暗鬼や「あの人だけ作業をしていない」などの不公平感がオフィスワークよりも目に見えない分生じやすいものです。

情報共有の習慣がなく、平時でも誰が何をしているのか分からない状態では、さらに見通しが悪くなるリモートワークは機能しにくく、リモートワークが馴染める企業文化を醸成することは重要。上司や同僚に相談がしやすい風通しの良さも、その一つです。

日々のさまざまな業務における情報共有やコミュニケーションそのものに重点を置き、情報格差を減らして不公平感が出にくいオープンな環境を意識した「kintone」のプラットフォーム上では、スタッフ一人ひとりのモチベーションの向上を見込めます。

また、「Kintone」は、個別のスキルに関係なく直感的に業務システムを操作可能。汎用性のある基本アプリも部署別・業種別にデフォルトで用意されているため、導入や応用も容易です。

コロナ禍にある2020年も終わりに近づき、ビフォーコロナのマネジメントの手法やオフィスに集まる画一的な働き方について、ビジネスオーナーも見直しを検討していくべき局面を迎えています。見方を変えれば、今後は「自分の時間」を使って働くスタッフ以上に、オーナーも「他人の時間」を上手に使うことを考えていくことで、さまざまなことが効率化されていき、さらに時間的にも自由になれる可能性が広がっています。