社会と個人の働き方が劇的に変化した昨年。新しい年を迎えた今も、従来のビジネス形態では生き残ることが難しい状況が続き、ビジネスオーナーや経営者を含めた管理職に求められるスキルも以前とは比べものになりません。

リモートワークを取り入れる企業が急増する中、制限のある状況下でもあらゆる情報が共有され、業務を遂行するためのバーチャルオフィスの環境は何より大事。物理的に距離がある社内の業務の効率化を図るにはどうすべきなのか、社内スタッフの働き方を見直すために何から手を付ければいいのか、日々頭を悩ませている管理職の方も少なくないことでしょう。

個人のプライベートを尊重し、個々への信頼のもと仕事を任せていくリモートな働き方では、距離があっても社内のコミュニケーションの風通しと情報の共有が、チームワークと作業効率を上げるための最重要課題！

今回は、従来のリアルオフィスにおけるスタッフ同士の『情報を伝達する』から脱却し、バーチャルオフィスにおける『情報を共有する』ための基盤となる、クラウド型の業務改善プラットフォーム「kintone」をご紹介。ビジネス体制の改善と日々の業務の効率化を社内の誰でもカンタンに実現できる、クラウド時代のオフィス戦略「kintone」。シンプルなのに新しい、「kintone」というビジネスツールを活用し、バーチャルオフィスの環境を今日からでも整えましょう！

リモートワークにおけるバーチャルオフィスとは？

リモートワークに移行してからしばらく経ち、社内情報の整理・管理に時間を取られたり、スタッフ間のコミュニケーションが上手くいかなかったり、社内業務フローにおける課題が見えてきた企業もあることでしょう。

リモートワークへの移行にあたり、大切なポイントの一つが『情報格差をなくす』こと。従来のオフィスに出社した場合、社内に保管されている契約書や顧客台帳といった紙資料、ファイルサーバーと保存データなど膨大な情報があります。そうしたオフィスに出社しないと見られない情報をなくし、スタッフ全員が、どの作業スペースからでも、社内の必要な情報にピンポイントにアクセスし、その日の業務を効率よく遂行することができる環境を整えておく必要があります。

その環境こそが、バーチャルオフィス。リモートワークにおけるバーチャルオフィスとは、言葉の通り「仮想の事務所」。物理的なオフィスに限定せず、個々の作業スペースで働きながら、事務所としての機能を実現できることが、バーチャルオフィスの利点です。今後の働き方を見据えた時、そうした仮想の事務所に出社するため、バーチャルオフィス環境を整える必要性は高まっています。

リモートワークに必要なのは管理職だけが動向を把握している情報格差ではなく、情報の透明性や共有。バーチャルオフィス上の情報をスタッフ同士で風通しよく共有してこそ、相手への信用も仕事への信頼も深まるものです。

「情報の透明性と共有」を実現するツールが、業務改善プラットフォームのクラウドサービス「kintone」。

「kintone」は情報をバーチャルオフィスに集約するだけではなく、スタッフ同士が密にコミュニケーションをとったり、社内許可・申請などの業務プロセスをクラウド上で回すこともできます。

「Kintone」を使ったバーチャルオフィスのすすめ

ウェブ会議やチャットを使った社内コミュニケーションは、リモートワークが急速に広まった昨年から多くの企業が利用しています。しかし、ウェブコミュニケーションは参加者であることが前提のコミュニケーションということもあり、結局、その情報は参加者同士にしか共有されません。

例えば、以下のような業務方法は、バーチャルオフィスを作る上でスタッフ同士の情報を分断するボトルネックになる可能性があります。

• 顧客管理や契約書類をエクセルやペーパーなどオフラインで管理している
• 社内の申請業務は基本的に紙で出力して入力、メールに添付してサインが必要である
• ウェブ会議の後で「言った」「言わない」問題が頻繁に起こる
• 担当スタッフとのメールなどの情報伝達を、他の担当スタッフは把握していない

情報の格差は一つ一つが些細なものであろうと、社内の風通しを悪くしていき、権力差や対立、組織の壁、派閥争い、経済格差を生むことにつながります。チームの一人一人が多様な働き方をしていくためには、情報格差が生じず、不公平感の起きにくいフラットな社内環境作りが必要です。

例えば、「kintone」の親会社である「サイボウズ」では、同社の経営会議をはじめとした議事録もすべてクラウド上にて公開し、部門内外のさまざまな情報をチーム全員で共有しています。リモートワークにおいてチーム間の情報格差をなくすことを重要タスクとする同社では、チームの働きやすさが格段に変わったと言います。

同じく、人事情報とインサイダー情報以外も、すべての情報は「Kintone」上で共有されています。営業部の日報やコンタクト履歴、顧客との案件管理を、マーケティング部が閲覧することも可能。各業務のシステムは「kintone」専用アプリで簡単に作れるため、スタッフのタイムカードや休暇の申請、人事採用管理といったバックオフィス業務も担当社員が自ら作っています。

個々のやりとりに紐づいたコミュニケーションも即時に参加できることから、情報はオープンになり、従来の業務システムからは見えなかったことが明るみに。蚊帳の外と感じることなく社内全体が見渡せるため、別のチームでも主体的に動く社員もおり、組織を横断したプロジェクトが発足したり、企業内の風土に変化が起こったり、バーチャルオフィスの環境を風通しよくすることができるのです。

企業の根本的な業務改善は、どうしても後回しにしてしまいがち。しかし、「Kintone」のような業務改善プラットフォームのクラウドサービスを活用することで、どこからでも実業務を改善して社内の環境を整えられるシステムは、パンデミック以後も起こり得る、有事の際に必ず役に立つことでしょう。

さらに、未来を見据えたクラウドサービスの「kintone」は、スタッフの働く場所や時間の自由を尊重したマルチデバイス対応を実現。パソコンやスマートフォン、タブレットなどを使い、誰もが時間と場所を選ばずに仕事を進めていくことができます。

もちろん、不正アクセス・ログインを防止する対策は万全。社外からでも安心・安全にアクセスできる環境を提供しています。

「社内のデータ管理方法について悩んでいる」
「顧客データが散在してしまい上手く管理できていない」
「リモートワークに課題があるため、環境設定の方法を知りたい」

上記のような日常ビジネス業務の課題を整理するために、まずは「kintone」に気軽にご相談を。

メールからお問い合わせ：info@kintone.com.au
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