2020年は人々が働く環境に対する考え方は大きく変化し、社会情勢からリモート化は避けられないという状況になりました。

当初は、急遽リモートワークに移行することで「どうなってしまうのだろうか…」と不安に思っている企業が多くおりましたが、実際にやらなければいけない環境になると何とかなってしまうもので、今ではオフィス以外で働くことが一般的になりました。

次に考えなければいけないことは、リモートワークが会社にとって正しく機能をしているのかということです。

例えば、管理職側の悩みとして、スタッフがリモートでしっかりと仕事をしているか、どのように勤務中のスタッフを管理するか、悩むケースはよく聞かれます。リモート環境は仕事のオン・オフの境界線を作りづらく、全社的に労働時間が増えているという統計も。

逆にスタッフ側の悩みとしては、会社はどの方向を目指しているのか、上司や同僚が求めているものは何か、など社内のコミュニケーション不足について悩みを持っているケースが多いようです。

このようにリモート環境では、これまでにはなかった新たな課題が多く発生します。社内での情報共有を可視化し、その情報をいかに管理していくしていくかを今後重要になります。

今回は、長年にわたり社員の多様な働き方を受け入れ、『働き方改革』を実行してきた、サイボウズ株式会社の豪州子会社【kintone Australia】が、リモートワークの超えるべき課題について解説。また、業務改善プラットフォーム「kintone」を使ったリモート環境でのマネジメントについてもご紹介します。

リモートワークの越えるべき課題

社内業務がリモート化すると、スタッフ同士のやりとりや認識にずれがないかどうか、これまで以上に求められるようになります。メールなどの定型文に囚われて、些細な伝え方の違いから方向性が大きく変わることもしばしば。また、オフィスで顔を合わせて働いている時には、担当スタッフが「今どんな仕事をしているのか」「忙しいのか、暇なのか」といった様子も窺うことができましたが、そうしたことが従来のビジネスツールではリモートワークにおいて不透明になってしまいます。

個々のスタッフが担う役割に対して、「どの程度の進捗で業務が遂行されているのか」というプロセスを、チーム内で共有することはリモートワークに欠かせないものです。そのプロセスを共有する施策に以下のステップがあります。

1. プロセスは「成果」の連続。売り上げに至るまでに、プレゼンテーション資料を作る、周囲に相談する、顧客について調べる、アポイントメントをとる、プレゼンテーションをする…それら一つ一つの行動＝プロセスの達成＝成果となります。この連続した成果を認識しましょう。
2. その連続した成果を可視化しましょう。日報や週報に「何をしたか」を記載し「成果物」を添付してもらう、チーム内のコミュニケーション情報をオープンにしてブラックボックス化しない、オンライン商談に担当者以外も同席してみる…などタスク以外のコミュニケーションも促進していきましょう。

リモートワークにより、「雑談」の重要性に気づいた方も多いと思います。業務以外の話をする場としてリモートワークに適したビジネスツールを活用することも有用でしょう。

ツールを通したコミュニケーションはタスク遂行に焦点が当たりがちですが、スタッフ同士の感情や関係性をメンテナンスするという側面でも活用可能。最終的な売り上げや数字など目に見えるものだけでなく、スタッフのプロセスや情緒という目に見えないものを今まで以上に大事にしましょう。

業務改善プラットフォームのクラウドサービス「kintone」には、こうしたスタッフのプロセスを可視化できるシステムや、雑談やコミュニケーションを促進するプラットフォームを、誰でも簡単に専用アプリを通して利用することができます。

「kintone」を使ったマネジメントのすすめ

「サイボウズ」では、経営会議をはじめとした議事録もすべてクラウド上にて公開し、部門内外のさまざまな情報をチーム全員で共有しています。リモートワークにおいてチーム間の情報格差をなくすことを重要タスクとしたことで、チームの働きやすさが格段に変わったと言います。

人事情報とインサイダー情報を除くすべての情報は「kintone」上で共有されています。営業部の日報やコンタクト履歴、顧客との案件管理を、マーケティング部が閲覧することも可能。各業務のシステムは「kintone」専用アプリで簡単に作れるため、スタッフのタイムカードや休暇の申請、人事採用管理といったバックオフィス業務も担当社員が自ら作っています。

個々のやりとりに紐づいたコミュニケーションも即時に参加できることから、情報はオープンになり、従来の業務システムからは見えなかったことが明るみに。蚊帳の外と感じることなく社内全体が見渡せるため、別のチームでも主体的に動く社員もおり、組織を横断したプロジェクトが発足したり、企業内の風土に変化が起こったり、バラバラの場所にいても社内環境を風通しよくすることができるのです。

このように、リモートワークにおける労務管理やデータ管理方法は、自社に適したシステムを取り入れることで解決可能。出退勤の打刻も、就業規則や人事規定の整備も、多くの問題はツールから改善できるはず。就業時間中はプレゼンス（在席）機能、業務の進捗状況はフロー機能を設けたりすることでも、就労状況を可視化してマネジメントしやすくなるでしょう。

企業の根本的な業務改善は、どうしても後回しにしてしまいがち。しかし、「kintone」のような業務改善プラットフォームのクラウドサービスを活用することで、どこからでも実業務を改善して社内の環境を整えられるシステムは、パンデミック以後も起こり得る、有事の際に必ず役に立つことでしょう。

業務改善に関するお問い合わせ

「社内のデータ管理方法について悩んでいる」
「顧客データが散在してしまい上手く管理できていない」
「リモートワークに課題があるため、環境設定の方法を知りたい」

上記のような日常ビジネス業務の課題を整理するために、まずは「kintone Australia」に気軽に相談しましょう！

メールからお問い合わせ：info@kintone.com.au

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さらに、未来を見据えたクラウドサービスの「kintone」は、スタッフの働く場所や時間の自由を尊重したマルチデバイス対応を実現。パソコンやスマートフォン、タブレットなどを使い、誰もが時間と場所を選ばずに仕事を進めていくことができます。

もちろん、不正アクセス・ログインを防止する対策は万全。社外からでも安心・安全にアクセスできる環境を提供しています。

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